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Privacy | Cookie Policy

Informativa Privacy relativa ai trattamenti di dati personali inclusi nei Servizi Virtuali
dell’ICE
Gentile Partner, Gentile Operatore,
di seguito Le forniamo alcune informazioni che è necessario portare alla sua conoscenza,
non solo per ottemperare agli obblighi di legge, ma anche perché la trasparenza e la
correttezza nei confronti degli interessati è parte fondante di questa Pubblica
Amministrazione.
Ambito di applicazione
L’Agenzia ICE, nel rispetto dei principi sanciti dal Regolamento UE 2016/679 relativo alla
protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché della
libera circolazione di tali dati, offre agli utenti la possibilità di interagire con la propria
Piattaforma Virtuale (come infra definita) per consultare o utilizzare i Servizi Virtuali (come
infra definiti).
Al fine di garantire che il trattamento sia effettuato conformemente al Regolamento,
l’Agenzia ICE, in qualità di titolare del trattamento, rende agli interessati la seguente
informativa ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento, dando evidenza delle informazioni
riguardanti il trattamento dei dati personali svolto dall’Agenzia ICE.
La presente informativa riguarda esclusivamente i trattamenti di dati personali svolti nella o
tramite la Piattaforma Virtuale, come meglio infra definitiva (accessibile attraverso
l’indirizzo www.ice.it corrispondente alla home page del sito ufficiale dell’Agenzia ICE),
ovvero nei siti web creati dalla Piattaforma Virtuale.
I trattamenti possono essere svolti, secondo i casi, da uno o più dei seguenti soggetti (come
meglio infra definiti):
• ICE – Agenzia;
• Gestori di Quartiere fieristico Virtuale, di Sala Virtuale o di Piattaforma E-learning;
• Organizzatori di Eventi fieristici Virtuali;
• Organizzatori di Eventi/Incontri/Missioni Virtuali;
• Organizzatori di Servizi E-learning;
• Operatori;
• Visitatori degli Eventi fieristici Virtuali.
I contenuti della presente informativa privacy costituiscono, per quanto compatibili, una
integrazione dell’informativa privacy / privacy policy generale che viene comunicata
dall’Agenzia ICE ai clienti e fornitori. In caso di contrasto tra rispettive previsioni

dell’informativa, con riguardo ai Servizi Virtuali (come infra definiti) la presente informativa
privacy si intende come prevalente.
L’adesione alla Piattaforma Virtuale non assicura di per sé il rispetto del RGPD, della
normativa nazionale, dei provvedimenti del Garante e delle linee guida del Comitato
europeo per la protezione dei dati personali, a cui gli aderenti alla Piattaforma Virtuale sono
comunque tenuti a conformarsi in via autonoma laddove trattino dati in veste di titolari del
trattamento.
Informative privacy
Nel caso in cui l’Agenzia ICE tratta i dati di cui ai Servizi Virtuali come titolare, l’informativa
privacy è di competenza dell’ICE. Nel caso in cui i dati relativi ai Servizi Virtuali sono trattati
da parte dell’ICE come responsabile del trattamento, ovvero per conto di terzi titolari,
compete soltanto a questi ultimi l’obbligo di comunicazione dell’informativa agli interessati e
l’Agenzia ICE non assume pertanto alcuna responsabilità in materia, salvo diverso accordo
scritto caso per caso con il titolare. In particolare, l’ICE nel caso di eventuale accordo con il
terzo titolare del trattamento si impegna esclusivamente a mantenere pubblicato sul sito
l’informativa privacy predisposta e fornita all’ICE a cura del terzo titolare e sotto la esclusiva
responsabilità di quest’ultimo.
Ferma la generalità di quanto precede, la Piattaforma Virtuale permette a ciascun
Organizzatore terzo come infra definito di inserire autonomamente le necessarie proprie
privacy policy previste dal RGPD, differenziate per ciascun Evento fieristico Virtuale o altro
Servizio Virtuale.
Ulteriori informazioni circa le funzionalità della Piattaforma Virtuale ed i trattamenti dei dati
personali ad essa connessi possono essere reperite nel documento denominato Utenze e
dati Piattaforma ICE ver. 1.0 21.07.2020.
Definizioni
Ferme le definizioni contenute nell’art. 4 del RGPD cui si rinvia espressamente, nonché le
definizioni contenuti nel D.Lgs. 196/2003 integrato con le modifiche introdotte dal D.lgs
101/2018, ai fini dei Servizi Virtuali s’intende per:
• “Attività fieristica”: insieme dei soggetti e delle attività che promuovono o concorrono
a promuovere i prodotti e i servizi degli Espositori, mediante l’organizzazione di Eventi
fieristici. L’Evento fieristico può assumere anche caratteristiche di natura prettamente
congressuale/convegnistica; in tale caso l’evento è volto a formare, diffondere e
sviluppare conoscenze in determinati ambiti professionali e culturali (l’”Evento
congressuale”).
• “Attività di marketing”: Le attività di marketing o di monitoraggio funzionale al
marketing (es. integrazione con servizi di direct email marketing – DEM, sistemi di
tracciamento come Google Analytics, ecc.) e i conseguenti trattamenti dati personali
configurabili in modo indipendente dalla Piattaforma Virtuale e in base a configurazioni
dedicate di volta in volta sul sito dell’Evento fieristico Virtuale o in relazione ad altro
Servizio Virtuale da parte dell’Organizzatore terzo.
• “Espositore”: il soggetto cui vengono concessi spazi espositivi nella Piattaforma
Virtuale (e servizi tecnici connessi) o pubblicitari per promuovere/esporre prodotti o
servizi durante l’Evento fieristico Virtuale.

• “Evento fieristico Virtuale”: manifestazione periodica e/o evento espositivo, erogato
tramite la Piattaforma Virtuale, in cui si espongono al pubblico dei prodotti/servizi, al fine
di poterli vendere o pubblicizzare.
La Piattaforma Virtuale, oltre al proprio back-end di amministrazione, eroga per ogni
Evento fieristico Virtuale un sito web tramite un’URL dedicato (es. nomeevento.ice.it o
www.nomeevento.it).
• “Evento congressuale Virtuale”: evento congressuale o convegno erogato tramite la
Piattaforma Virtuale.
• “Fornitore”: il soggetto diverso dall’ICE che fornisce prodotti o servizi funzionali alla
realizzazione dell’Evento fieristico Virtuale (a titolo esemplificativo: allestimento di stand
virtuali, servizi di accoglienza virtuale e di noleggio di servizi virtuali vari, servizi ICT in
genere).
• “Gestore di Quartiere fieristico Virtuale”: il soggetto – l’ICE - che gestisce un
Quartiere Fieristico Virtuale, di proprietà dell’ICE, assicurandone la manutenzione
ordinaria e straordinaria, curandone la promozione, la valorizzazione e lo sfruttamento
economico. Può assumere anche il ruolo di Organizzatore di Eventi fieristici Virtuali o di
soggetto ospitante Eventi fieristici Virtuali organizzati da terzi.
• “Gestore di Incontro/Missione Virtuale”: il soggetto - l’ICE - che gestisce le Sale
Virtuali, di proprietà dell’ICE, assicurandone la manutenzione ordinaria e straordinaria,
curandone la promozione, la valorizzazione e lo sfruttamento economico. Può assumere
anche il ruolo di Organizzatore di Incontri/Missioni Virtuali o di soggetto ospitante
Incontri/Missioni Virtuali organizzati/e da terzi.
• “Gestore di Piattaforma E-learning”: il soggetto - l’ICE - che gestisce la Piattaforma
Virtuale di E-learning, assicurandone la manutenzione ordinaria e straordinaria,
curandone la promozione, la valorizzazione e lo sfruttamento economico. Può assumere

anche il ruolo di Organizzatore di Servizi E-learning o di soggetto ospitante Servizi E-
learning organizzati da terzi.

• “Incontri Virtuali”: gli incontri B2B e B2C attivati ed eseguiti nella Piattaforma Virtuale
o tramite la stessa.
• “Operatori”: i soggetti, diversi dagli Utenti e dai Partners, che usufruiscono dei Servizi
Virtuali.
• “Organizzatore di Eventi fieristici Virtuali”: il soggetto titolare del marchio di un
Evento fieristico Virtuale e che ne cura l’allestimento, anche tramite terzi, intra o extra
UE.
• “Organizzatore di Incontri/Missioni Virtuali”: il soggetto cui vengono concessi i
Servizi Virtuali nella Piattaforma Virtuale dell’ICE e/o tramite la stessa per organizzare
propri Incontri/Missioni Virtuali.
• “Organizzatore di Servizi E-learning”: il soggetto cui vengono concessi i Servizi
Virtuali nella Piattaforma Virtuale dell’ICE e/o tramite la stessa per organizzare propri
Servizi E-learning.
• “Organizzatore terzo”: il soggetto cui vengono concessi spazi e/o Servizi Virtuali nella
Piattaforma Virtuale dell’ICE e/o tramite la stessa per organizzare propri Eventi fieristici
Virtuali, Incontri/Missioni Virtuali o Servizi E-learning.
• “Missioni Virtuali”: le missioni estere B2B e B2C attivate ed eseguite nella Piattaforma
Virtuale o tramite la stessa.

• “Partners”: i soggetti, diversi dagli Operatori, che si convenzionano con l’ICE per
usufruire dei Servizi Virtuali erogati tramite la Piattaforma Virtuale o per gestire in proprio
gli stessi.
• “Piattaforma Virtuale”: l’insieme di funzionalità tecniche rese disponibili in modalità
SaaS-IaaS dal, o tramite il, Sito dell’ICE www.ice.it per l’erogazione dei singoli Servizi
Virtuali.
• “Prospect”: soggetti – inclusi potenziali Utenti, Operatori e Partners - che hanno
manifestato un concreto interesse per un Servizio Virtuale (es. Evento fieristico Virtuale)
o altro servizio o prodotto dell’ICE e/o di una Partner della stessa attraverso richiesta di
contatto commerciale o di informazioni, iscrizione all’Evento Virtuale o consegna del
proprio biglietto da visita, senza poi aderire al Servizio Virtuale o acquistare il servizio o
il prodotto; giornalisti.
• “Quartiere fieristico Virtuale”: struttura elettronica permanente (Piattaforma Virtuale)
di proprietà dell’ICE e/o di suoi fornitori usata principalmente per ospitare Eventi fieristici
Virtuali gestiti dall’ICE o da terzi Organizzatori di Eventi fieristici. Il Quartiere fieristico
Virtuale può anche includere spazi virtuali per convegni e congressi (“Sedi
Congressuali Virtuali”).
• “Servizi Virtuali”: i servizi erogati dalla o tramite la Piattaforma Virtuale.
• “Servizio E-learning”: il servizio di e-learning erogato di volta in volta dalla o tramite la
Piattaforma Virtuale.
• “Utenti”: persone fisiche che usufruiscono dei Servizi Virtuali erogati dai Gestori di
Quartiere fieristico Virtuale e/o di Incontro Virtuale o di Servizi E-learning o dagli
Organizzatori.
• “Visitatori”: persone fisiche che accedono all’Evento fieristico Virtuale, con lo scopo di
acquisire informazioni, fare acquisti, partecipare ad eventi collaterali (es. gare,
campionati) o entrare in contatto con gli Espositori. Includono coloro che accedono
all’Evento fieristico Virtuale per scopi professionali (Visitatori professionali), i relatori o
congressisti (intesi comunemente come partecipanti ad una conferenza, congresso,
workshop o seminario).
Servizi Virtuali
Si intendono per Servizi Virtuali i seguenti servizi resi disponibili dall’Agenzia ICE e/o da
subfornitori dell’Agenzia ICE sulla o tramite la Piattaforma Virtuale:
• Fiere virtuali / Congressi Virtuali
• Incontri / Missioni Virtuali (B2B, B2C)
• E-learning
come meglio rispettivamente descritti Condizioni Generali di Fornitura dei Servizi Virtuali
visionabili al seguente link: https://ice.it/servizivirtuali/condizionigenerali/ e/o nel Catalogo
Servizi dell’ICE.
Servizi di videoconferenza e collaborazione
Alcuni Servizi Virtuali utilizzano strumenti di videoconferenza in alta definizione (es. a fini di
incontro virtuale B2B o B2C), con la moderazione del personale dell’ICE e/o di terzi Partners
(es. enti fieristici, consorzi, società di formazione, ecc.) e/o di video collaborazione (es. chat)

di terzi Fornitori. Si veda per maggiori informazioni la sezione “Trasferirete i dati verso paesi
extra-UE?”
Condizioni legali ed economiche dei Servizi Virtuali
I Servizi Virtuali sono erogati in conformità alle Condizioni Generali di Fornitura dei Servizi
Virtuali dell’ICE, visionabili al seguente link: https://ice.it/servizivirtuali/condizionigenerali/
Finalità del trattamento e base giuridica
I dati personali sono trattati dall’Agenzia ICE per finalità di esecuzione dei propri compiti
istituzionali e di interesse pubblico, e di conseguente adempimento di obblighi previsti dal
rapporto contrattuale (inclusa la erogazione, supporto e adeguamento dei Servizi Virtuali),
dalla legge, da un regolamento o da altra normativa applicabile all’ICE.
I dati potranno inoltre essere trattati per adempiere a misure precontrattuali (di regola, per
dare risposta a richieste di informazioni, documenti, consulenza o supporto degli
interessati).
Le possibili suddette finalità includono sotto il profilo tecnico:
(i) la gestione del Sito www.ice.it e delle funzionalità anche di sicurezza dei Servizi
Virtuali,
(ii) la creazione di rapporti sulle transazioni eseguite e la condivisione degli stessi
con terzi partner dell’ICE (es. fornitori che offrono prodotti o servizi tramite questo
Sito), a scopo informativo,
(iii) l'attuazione di misure di protezione anche contro frodi elettroniche relative alle
transazioni in corso tra l’ICE e gli utenti e/o terze parti, o tra un Organizzatore e
gli utenti od operatori e/o terze parti.

I dati non saranno utilizzati per finalità diverse e ulteriori rispetto a quelle descritte nella
presente informativa, se non informandola preventivamente e, ove necessario ottenendo il
relativo consenso.
Il trattamento si fonda sulle seguenti basi giuridiche:
1. Il trattamento è necessario per l’esercizio di attività di pubblico interesse svolte
dall’Agenzia ICE (art. 6 co. 1 lettera “e”).
2. Il trattamento è necessario per la stipula e/o esecuzione di un contratto, o per
l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6 co. 1
lettera “b”).
3. Il trattamento è necessario per adempiere obblighi giuridici a cui è soggetto il titolare del
trattamento, es. obblighi di legge (contabili, fiscali), regolamento, esecuzione di
provvedimenti dell’autorità giudiziaria o amministrativa (art. 6 co.1 lettera “c”) del
Regolamento.
I Suoi dati personali confluiti nella Banca Dati Centrale (BDC) dell’Agenzia ICE potranno
inoltre essere utilizzati nell’ambito della propria attività istituzionale e dunque per
promuovere e sviluppare il commercio del suo prodotto e/o servizio all’estero, come previsto
dell’art. 14, comma 20, D.L.98/11 convertito in L.111/11 come sostituito dall’art. 22 c. 6 D.L.
201/11 convertito in L.214/11. I suoi dati potranno, quindi, essere utilizzati per l’invio di
proposte di partecipazione ad altre iniziative organizzate dall’Agenzia ICE quali fiere,
workshop, seminari, corsi di formazione, ecc. ed utilizzati per rilevare la customer
satisfaction ed effettuare altri sondaggi attinenti l'attività istituzionale e di pubblico interesse
dell’Agenzia ICE.

Nel caso di proposte commerciali inviate a soggetti che non hanno già usufruito dei servizi
erogati dalla Agenzia ICE, la base giuridica dell’eventuale trattamento è costituita dal
compito istituzionale di interesse pubblico di cui è investita l’Agenzia ICE in qualità di titolare
del trattamento.
E’ fatta salva la Sua facoltà di opporsi in qualsiasi momento all’ulteriore invio delle suddette
comunicazioni ma l’opposizione non pregiudicherà la liceità del trattamento operato fino alla
data della medesima.
Categorie di interessati
Le disposizioni del RGPD si applicano ai soli trattamenti riferiti a persone fisiche identificate
o identificabili (“Lei” o “interessato”). L’attività fieristica virtuale comporta il trattamento di
dati personali di interessati riferibili a:
• Espositori (intendendosi coloro che hanno già avuto in passato a qualsiasi titolo un
rapporto contrattuale con l’Organizzatore di Eventi fieristici, fisici o virtuali) e loro
personale;
• Prospect e loro personale;
• Gestori e Organizzatori terzi di Eventi fieristici, Virtuali, di Incontri Virtuali (B2B e B2C)
e di Servizi E-learning e loro personale;
• Visitatori, inclusi quelli professionali;
• Utenti;
• Operatori dell’informazione;
• Rappresentanti istituzionali.
• Fornitori.
Che tipologie di dati trattate?
È possibile di regola visitare il Sito di presentazione dei Servizi Virtuali senza fornire alcun
dato personale.
In alcune circostanze la Piattaforma Virtuale potrebbe richiedere agli utenti di fornire dati
personali.
Nei limiti delle finalità e delle modalità descritte nella presente informativa, il trattamento
riguarda:
1) dati di navigazione;
2) dati relativi alle iscrizioni/registrazioni alla Piattaforma Virtuale o ai Servizi Virtuali,
necessari per gestire i rapporti con l’ICE, inclusa l’evasione di una richiesta di
informazioni o di contatto, di un ordine con pagamento o l’erogazione di un
Servizio Virtuale;
3) dati necessari o utili per consentire un’efficace comunicazione istituzionale da
parte dell’ICE;
4) dati necessari o utili per adempiere a obblighi di legge, regolamentari o
contrattuali.

Nel caso di giornalisti: nome e cognome, dati di contatto, settore e testata di appartenenza,
paese di provenienza, lingua.
Le categorie di dati trattati sub 2, 3, 4 includono:
a) dati personali, tra l’altro identificativi e anagrafici (es. nome, cognome, luogo e data di
nascita, denominazione della ditta individuale o della società di persone, nominativi di soci

e amministratori, posizione lavorativa (es. ruolo, mansione, livello responsabilità), dati di
contatto telefonico/fax/e-mail, posizione geografica (es. residenza, domicilio, sede sociale,
paese di provenienza), istruzione e cultura (es. titoli di studio, certificazioni professionali),
lingua di contatto, dati fiscali (codice fiscale, P.IVA), indirizzi e dati di spedizione e/o
fatturazione;
b) dati di diversa natura, tra l’altro: denominazione dell’impresa, dati societari (es. sede
sociale, REA), dati sull’attività economica (es. la tipologia di beni e servizi offerti
dall’Operatore che si avvale dei Servizi Virtuali, il codice ATECO, il fatturato, il numero di
dipendenti, i paesi target delle azioni commerciali, i paesi in cui l’Operatore è presente, i
beni e servizi di interesse attuale e/o potenziale dell’Operatore, la tipologia di canali di
distribuzione, i budget di progetto, dati di partecipazione ad iniziative promosse dall’ICE, dati
su finanziamenti pubblici).
Nel caso in cui i Servizi Virtuali riguardino Eventi Virtuali organizzati e/o gestiti da terzi
Partners questi ultimi possono autonomamente richiedere agi interessati (es. Operatori,
Visitatori) ulteriori dati; se la raccolta esige una informativa privacy ulteriore rispetto a quella
dell’ICE l’informativa privacy ulteriore verrà comunicata autonomamente dai terzi Partners
tramite la Piattaforma Virtuale o mediante separate modalità gestite in autonomia dai terzi
Partners.
In alcuni casi, se Lei è un cliente o un prospect, associamo i dati da Lei fornitici a ulteriori
Suoi dati personali acquisiti durante la Sua navigazione sui nostri siti web o durante l’uso dei
servizi erogati da tali siti (es. cookies relativi alle pagine del nostro Sito web che ha visitato,
al paese da cui Lei si collega) o tramite altri canali di comunicazione (es. social media) o
tramite servizi di invio massivo di email commerciali (es. quali messaggi le sono arrivati, quali
email Lei ha aperto, quali proposte Lei ha accettato mediante specifiche azioni quali quella di
aprire un allegato o aderire ad una nostra richiesta di linkare a landing pages o ad allegati al
messaggio email, ecc.).
Lo svolgimento dei Servizi Virtuali non comporta, di regola, il trattamento di categorie
particolari di dati cui agli art. 9.1 del RGPD, salvo i dati necessari o funzionali all’erogazione
di Servizi Virtuali specificamente dedicati a persone portatrici di eventuali disabilità, o a gestire
la partecipazione a Eventi Virtuali di rappresentanti istituzionali che ricoprono cariche
politiche, sindacali o religiose.
Banche dati
I dati degli interessati trattati nell’ambito dei Servizi Virtuali posso essere derivati di volta in
volta da una o più delle seguenti tre tipologie generali di database:
a) Database dell’ICE (es. database operatori nazionali, database operatori esteri, CRM
cloud)
b) Database di un terzo Partner convenzionato con l’ICE, utente dei Servizi Virtuali;
c) Database di un Operatore, italiano o estero, allorché utilizza a vario titolo i Servizi
Virtuali.
Raccolta dei dati
Raccogliamo i Suoi dati personali i) tramite form on-line o moduli cartacei o via applicazioni
di pre-registrazione o di partecipazione da Lei compilati e/o acquisiti da parte di terzi soggetti
da noi autorizzati o ii) tramite dispositivi mobili di tipo tablet, smartphone presenti negli eventi
organizzati dall’Agenzia ICE e/o dai Partners della stessa o iii) tramite biglietto da visita da
Lei consegnatoci.

Per Eventi/Incontri/Missioni Virtuali che, per motivi di sicurezza o di identificazione degli
utenti, richiedano la creazione di un Suo cartellino virtuale di riconoscimento con
fototessera, può essere raccolta una Sua foto attraverso form di registrazione on-line o
tramite sessione fotografica da remoto (via webcam presente sui pc, portatile, tablet o
smartphone da Lei usato) eseguita dai Fornitori di servizi di videoconferenza connessi alla
Piattaforma Virtuale.
I dati inoltre possono essere raccolti da fonti pubblicamente accessibili (es. internet, registro
imprese presso le CCIAA, siti web di fiere estere; in tali casi si tratta di dati anagrafici, fiscali,
economici e di contatto), ai sensi dell’art. 14 del RGPD. Nel caso di Eventi Virtuali organizzati
o ospitati sulla Piattaforma Virtuale da terzi Partners, che agiscano come titolari autonomi
del trattamento dei dati personali, i dati possono essere raccolti anche tramite i terzi
Partners.
Obbligatorietà o facoltatività del conferimento dei dati e conseguenza del mancato
conferimento
Il conferimento dei dati personali o di altra natura contrassegnati come obbligatori nel
Modulo Ordine Servizio dell’ICE o in altra modulistica dell’ICE di adesione ai Servizi Virtuali
è indispensabile per usufruire dei Servizi Virtuali, l’eventuale rifiuto a fornire tali informazioni
non consentirà l’erogazione degli stessi.
Il conferimento dei dati, personali o di altra natura, contrassegnati come facoltativi nel
Modulo Ordine Servizio dell’ICE o in altra suddetta modulistica dell’ICE è finalizzato
esclusivamente alla possibilità di offrirLe un servizio personalizzato basandoci su situazioni,
preferenze o interessi (di regola non costituenti dati personali, es. fatturato, tipologia
aziendale, codice ATECO, dati export ecc.) rilevabili in relazione alla Sua attività economica.
Nel caso di trattamento di dati personali a fini di marketing diretto svolto dai terzi Partners
dell’Agenzia ICE, il consenso al trattamento da parte dell’interessato è libero, e il mancato
consenso determinerà l’impossibilità di trattamento dei dati per tale finalità, senza
pregiudizio del diritto dell’interessato di ottenere eventuali servizi o prodotti che siano stati
eventualmente ordinati all’ICE. Per “marketing diretto” si intende qui il marketing diretto
attuato verso Clienti e Prospect dai Partners dell’Agenzia ICE i) mediante canali di
comunicazione diversi dalle e-mail, dagli sms e/o dai messaggi istantanei, oppure ii)
comunque in relazione a servizi o prodotti non analoghi a quelli già da Lei acquistati presso
i Partners suddetti oppure iii) in relazione a servizi o prodotti mai a Lei proposti in precedenza
dai terzi Partners suddetti né con Lei mai discussi dai Partners (in questo caso Lei è per i
Partners un “lead”).
Chi è il Titolare del Trattamento e il Responsabile della Protezione dei dati personali?
Il Titolare del trattamento dei dati è I’ICE - Agenzia per la promozione all’estero e
l’internazionalizzazione delle imprese italiane, con sede in via Liszt, 21 – 00144 Roma,
Tel.06 59921 (”Agenzia ICE”).
Il Responsabile della Protezione dei dati personali dell’ICE è contattabile all’indirizzo
Email: privacy@ice.it.
Ulteriori informazioni sulle vesti privacy dei soggetti coinvolti a vario titolo ai trattamenti di
dati tramite la Piattaforma Virtuale sono disponibili nel capitolo “Determinazione dei ruoli
privacy” che segue.

Quali ruoli privacy sono previsti in relazione ai trattamenti?
Ciascuno dei soggetti che partecipano ai trattamenti di dati personali può assumere in
relazione agli stessi una diversa veste, a seconda dei compiti assunti in relazione ai Servizi
Virtuali, come segue.
L’Organizzatore di Eventi fieristici Virtuali, di Incontri/Missioni Virtuali o di Servizi E-learning
è Titolare di tutti i trattamenti di dati personali necessari per la realizzazione degli Eventi
stessi.
Il Gestore di Quartiere fieristico Virtuale, della Sala riunione Virtuale e/o della Piattaforma
E-learning è, in ogni caso, Titolare dei trattamenti di dati personali funzionali a:
• assicurare la manutenzione ordinaria e straordinaria del Quartiere fieristico Virtuale o
della Sala riunioni Virtuale o della Piattaforma E-learning;
• tutelare la sicurezza e l’integrità del Servizio Virtuale nonché della connessa Piattaforma
Virtuale;
• garantire l’evoluzione tecnica delle infrastrutture che supportano i Servizi Virtuali;
• promuoverne l’utilizzo dei Servizi Virtuali presso i propri Clienti e/o Prospect;
• garantire il rispetto delle normative applicabili alla Piattaforma Virtuale, ove non
competano esclusivamente a soggetti terzi.

Il Gestore di quartiere fieristico Virtuale, di Incontri/Missioni Virtuali o di Piattaforma di E-
Learning è Responsabile dei trattamenti di dati personali qualora gli stessi vengano svolti

per conto dell’Organizzatore di Eventi fieristici Virtuali, di Incontri Virtuali o di Servizi E-
Learning.

Laddove l’Organizzatore di Eventi fieristici Virtuali, di Incontri/Missioni Virtuali o di Servizi E-
learning coincida con il Gestore, lo stesso di regola è Titolare di tutti i trattamenti sopra

descritti.

Laddove Gestori di Quartiere fieristico Virtuale, di Sale Virtuali o di Piattaforma di E-
Learning, da un lato, e Organizzatori di Eventi fieristici Virtuali, di Incontri/missioni Virtuali o

di Servizi E-learning dall’altro lato, concorrano fra loro, in forme diverse, nello svolgimento
dell’attività oggetto del Servizio Virtuale determinando congiuntamente, in tutto o in parte, le
finalità e i mezzi dei conseguenti trattamenti, stipuleranno tra loro un accordo di contitolarità
che riflette adeguatamente i loro ruoli e le rispettive responsabilità per la protezione dei dati
personali, nonché i loro rapporti con gli interessati, conformemente a quanto previsto dall’art.
26 del RGPD.
I Fornitori che erogano servizi che comportano il trattamento di dati personali per conto

dell’Organizzatore di Eventi fieristici Virtuali, di Incontri/Missioni Virtuali o di Servizi di E-
learning o del Gestore di quartiere fieristico Virtuale o di Sala Virtuale o di Piattaforma di E-
learning (Titolari) sono Responsabili di tali trattamenti, ai sensi e per gli effetti di cui all’art.

28 del RGPD.
Modalità di erogazione dei Servizi Virtuali
I Servizi Virtuali possono essere erogati in due diverse modalità:
a) direttamente da parte dell’Agenzia ICE e/o di un Fornitore dell’Agenzia.
b) da parte di un terzo Partner dell’Agenzia ICE (es. fiera, consorzio export, ecc.) o di un
Fornitore da esso delegato.

Nel caso a), l’Agenzia ICE agisce come titolare del trattamento, salvo diverso accordo scritto
tra le parti che preveda l’attribuzione all’ICE della veste di responsabile del trattamento per
conto di un terzo titolare (in particolare, quando i dati anagrafici, di contatto ed economici
degli interessati derivano da database nella disponibilità originaria del terzo partner
convenzionato).
Nel caso b), l’Agenzia ICE assume la veste di responsabile del trattamento per conto del
terzo Partner, salvo diverso accordo scritto tra le parti che preveda l’attribuzione all’Agenzia
ICE della veste di eventuale co-titolare del trattamento (in particolare, quando i dati
anagrafici, di contatto ed economici degli interessati derivano da database nella disponibilità
originaria del terzo Partner convenzionato che intenda condividere su base paritaria con
l’Agenzia ICE determinate decisioni relative alle finalità e/o alle modalità di trattamento dei
dati personali rilevanti).
Nel caso di co-titolarità del trattamento l’Agenzia ICE e il terzo Partner convenzionato
formalizzano in apposito accordo le condizioni e i termini della stessa e ne comunicano agli
interessati una sintesi.
Modalità del trattamento
I Suoi dati personali potranno essere trattati mediante strumenti cartacei ed elettronici e con
logiche coerenti con le finalità dichiarate, anche attraverso servizi cloud, nel rispetto dei diritti
e garanzie previste dal Regolamento Generale Sulla Protezione Dei Dati (UE) 2016/679
(RGPD).
L’Agenzia ICE in particolare tratta i dati personali nel rispetto dei principi previsti dal RGPD,
vincolando il trattamento ai principi di correttezza, di liceità e trasparenza, pertinenza e non
eccedenza rispetto alle finalità della raccolta e di successivo trattamento, per finalità
esplicite e legittime.
I dati sono trattati da personale dell’Agenzia adeguatamente istruito che opera in qualità di
personale autorizzato al trattamento del dato, o da eventuali persone autorizzate per
occasionali operazioni di manutenzione dei sistemi, delle applicazioni e dei dati necessari
ai Servizi Virtuali.
Presupposti di liceità del trattamento per finalità di marketing e legittimi interessi
perseguiti da parte di terzi
Il trattamento di dati personali degli interessati effettuato di Partners dell’Agenzia ICE per
finalità di marketing (es. da parte degli Organizzatori di Eventi Fieristici, di Incontri/Missioni
Virtuali o di Servizi di E-learning) e dei Gestori di Quartiere Fieristico, delle Sale Virtuali o
della Piattaforma di E-learning, quali rispettivi eventuali Titolari) è effettuato sulla base del
consenso degli interessati ai sensi dell’art. 6.1 lettera a) del RGPD, o sulla base
dell’interesse legittimo di soggetti terzi Partners dell’ Agenzia ICE in veste di titolari autonomi
reputato di volta in volta come prevalente sul diritto alla riservatezza degli interessati.
Gli interessati sono comunque tutelati dalla facoltà di esercitare nei confronti dei Partners
dell’Agenzia ICE il diritto di opposizione di cui all’art. 21, co. 2 del RGPD che consente loro
di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che li riguardano effettuato

per finalità di marketing, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale
marketing diretto1

, ovvero alla revoca del consenso art. 7 co. 3 del Regolamento.

Per quanto tempo conserverete i miei dati?
a) Tempi di conservazione dei dati per finalità istituzionali
I dati personali e i relativi metadati saranno conservati per un periodo di tempo non superiore
a quanto necessario al conseguimento delle rispettive finalità,in base alle scadenze previste
dalla normativa applicabili in materia (es. artt.43-44 Codice dell’amministrazione digitale,
denominato CAD, D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, come novellato dal d.lgs. 217/2017; Linee
guida AgID dic. 2015 sulla conservazione dei documenti informatici; Regole tecniche in
materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione
temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti
informatici delle P.A. ai sensi degli articoli 20, 22, 23 -bis , 23 -ter , 40, comma 1, 41, e 71,
comma 1, del CAD).
I dati potranno essere conservati per periodi (anche a lungo termine o illimitati) più lunghi di
quelli come sopra rispettivamente indicati, ove siano trattati esclusivamente ai fini di
archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica e storica o ai fini statistici, fatta
salva l'attuazione di misure tecniche e organizzative adeguate richieste dal presente
regolamento a tutela dei diritti e delle libertà dell’interessato.
b) Tempi di conservazione dei dati personali per finalità di marketing e di analisi di
mercato
Il termine di conservazione dei dati per finalità di marketing e di profilazione o analisi di
mercato degli interessati (Visitatori, Espositori, Organizzatori terzi, e Prospect) da parte dei
terzi Partners nel caso in cui questi trattino i dati in veste di titolari autonomi è determinato
tenendo in considerazione le specificità dell’Attività fieristiche che prevedono lo svolgimento
degli Eventi fieristici su base annuale, biennale, triennale o quadriennale. Per queste ragioni
e considerate e le esigenze tecniche di gestione dei dati, il termine di conservazione è di 10
anni (proporzionato alla finalità di informare sulle edizioni successive i soggetti sopra indicati
che hanno manifestato interesse all’Evento fieristico Virtuale attraverso l’iscrizione e/o la
partecipazione ad una sua edizione precedente e/o attraverso la richiesta di informazioni o
di contatto).
c) Logs delle informative e dei consensi
Le registrazioni dei logs relativi i) alla lettura di informative privacy on-line dell’ICE e alle
azioni on-line (es. click, flag e simili) compiute dagli utenti dei Servizi Virtuali tramite le quali
avviene la comunicazione alla Piattaforma Virtuale, o ai terzi Partners dell’Agenzia ICE
tramite la stessa (es. click dell’eventuale consenso dell’interessato ove previsto come
obbligatorio a carico di tali terzi Partners dalla normativa vigente) vengono conservate
dall’Agenzia ICE a tempo illimitato, fermi restando eventuali diversi termini di conservazione
autonomamente applicati dai terzi Partners dell’agenzia ICE.
d) Logs delle attività di monitoraggio elettronico (sicurezza, buon funzionamento)
Il servizio di monitoraggio di sicurezza informatica è predisposto dall’Agenzia ICE ai fini di
tutelare, tra l’altro, gli Espositori, i Fornitori e i Visitatori durante gli Eventi fieristici Virtuali o
gli Incontri Virtuali. Il termine di conservazione è da un minimo di 90 a un massimo di 180
giorni dalla data di raccolta.

e) Contenziosi
In caso di contenzioso tra Lei e l’ICE o ns. terzi fornitori trattiamo i dati per il tempo necessario
ad esercitare la tutela dei diritti nostri o dei terzi fornitori e cioè di regola fino all’emissione e
integrale esecuzione di un provvedimento avente valore di giudicato tra le parti o di una
transazione della lite.
Condividerete i miei dati con altri soggetti?
I dati relativi ai Servizi Virtuali non sono destinati a terzi o oggetto di comunicazione o
diffusione, salvo che disposizioni di legge o di regolamento o di altra normativa applicabile
dispongano diversamente.
L’ICE nello svolgimento delle proprie attività di Pubblica Amministrazione, può comunicare
i Suoi dati a soggetti che svolgono attività di controllo, enti o amministrazione pubbliche, ivi
incluse autorità fiscali, nonché soggetti legittimati per legge a ricevere tali informazioni,
autorità giudiziarie italiane e straniere e altre pubbliche autorità (es. ANAC, Guardia di
Finanza), per le finalità connesse all’adempimento di obblighi previsti da leggi, da
regolamenti o da altre normative applicabili, o per l’espletamento delle obbligazioni
scaturenti dalla relazione contrattuale con l’interessato, compresa l’esigenza di difesa in
giudizio.
Nei limiti necessari al perseguimento delle finalità suddette o dell’esecuzione di misure
precontrattuali i dati saranno comunicati a terzi soggetti privati, inclusi fornitori, partners (es.
fiere, associazioni di categoria), consulenti e studi professionali (es. dottori commercialisti,
avvocati), altri clienti che aderiscono ai Servizi Virtuali che coinvolgono collettivamente più
clienti, reti di imprese, Distretti industriali, Consorzi, organi di controllo (es. sindaci, revisori
legali, Organismo di Vigilanza.
Per le finalità di comunicazione istituzionale dell’ICE (es. attività di marketing connesse a
singoli Eventi Virtuali) i dati possono essere comunicati a: società incaricate di operare analisi
di marketing, agenzie di pubblicità, comunicazione e/o pubbliche relazioni, società di editoria
digitale e cartacea che producono nostri materiali pubblicitari o promozionali, società di
produzione di siti web o blog, società di web marketing, soggetti incaricati della ideazione e/o
manutenzione di materiali promozionali, società di gestione e manutenzione dei sistemi
informatici, siti web e database utilizzati per organizzare e gestire gli Eventi, agenzie di
immagine.
Per finalità di manutenzione della Piattaforma Virtuale e dei servizi tecnici correlati, i dati
possono essere comunicati con terzi fornitori di servizi di hosting e manutenzione della
medesima.
La lista completa ed aggiornata dei soggetti che trattano i dati in qualità di Responsabili del
trattamento è disponibile su richiesta all’indirizzo e-mail: privacy@ice.it.
Nell’ambito dei servizi denominati “Fiere virtuali” o “Incontri B2B virtuali”, l’ICE può
comunicare i Suoi dati
Trasferirete i dati verso paesi extra-UE?

I Suoi dati personali confluiti nella BDC (es. dati di Espositori persone fisiche, dipendenti o
collaboratori di Espositori o dell’Organizzatore di Eventi fieristici Virtuali e/o di Incontri
Virtuali o di E-learning) potranno essere trasferiti, da parte dell’Organizzatore di Eventi
fieristici Virtuali o di Incontri Virtuali o di servizi di E-learning, verso paesi extra-UE nei quali
hanno sede (i) gli uffici dell’ICE2

e/o (ii) i fornitori e/o i Partners dell’ICE o (iii) i Gestori od
Organizzatori di Fiere Virtuali o di Incontri Virtuali o di E-learning oppure i rispettivi fornitori
di tali soggetti diversi dall’ICE.
Tale trasferimento da parte dell’ICE o dell’Organizzatore di eventi fieristici avviene in
conformità a quanto previsto nel Capo V del RGPD e cioè sulla base di decisioni di
adeguatezza della Commissione Europea ai sensi dell’art. 45 del RGPD, ovvero nel pieno
rispetto delle garanzie adeguate o delle condizioni di cui agli artt. 46 o 47 o 49 del
Regolamento.
Le suddette adeguate garanzie sono di regola costituite, ove ragionevolmente possibile, dalla
previa stipula da parte del terzo importatore di un accordo contrattuale con l’ICE mediante il
quale il terzo importatore, per i trattamenti di propria competenza, si impegna al rispetto di
obblighi privacy sostanzialmente equivalenti a quelli previsti dal RGPD a carico di ICE (in
particolare, tramite l’utilizzo di clausole contrattuali tipo conformi come minimo al testo
adottato dalla Commissione UE salvo eventuali integrazioni e modifiche più favorevoli
all’interessato).
Nel caso in cui risulti impossibile o eccessivamente onerosa la stipula di un tale accordo di
trasferimento con il terzo importatore di dati, il trasferimento dei dati verso il Paese extra-UE
si intende lecito in base alle seguenti motivazioni anche disgiunte tra loro: i) esso è necessario
all’esecuzione di un contratto concluso tra l’interessato, da una parte, e l’Agenzia ICE o un
“Organizzatore terzo” dall’altro lato ovvero all’esecuzione di misure precontrattuali adottate
su istanza dell’interessato; ii) esso è necessario per la conclusione o l’esecuzione di un
contratto stipulato tra il titolare o co-titolare del trattamento ed un’altra persona fisica o
giuridica a favore dell’interessato (tale altra persona fisica o giuridica è una ns. filiale o Partner
avente sede nel Paese extra-UE).
In alternativa a tali casi di deroga, ci riserviamo di richiederLe uno specifico consenso al
trasferimento dei dati verso il Paese extra-UE che in tal caso costituirla base giuridica del
trasferimento dati.
I servizi di videoconferenza e/o video collaborazione forniti dall’ICE utilizzano funzionalità
SaaS-IaaS che sono erogate principalmente da terzi fornitori dell’ICE aventi sede extra-UE.
Inoltre l’ICE utilizza servizi cloud di database o di produttività individuale erogati da terzi
fornitori aventi sede extra-UE.
Nel caso di trasferimento dati verso fornitori aventi sede o datacenter negli USA, i fornitori
USA sono soggetti ai poteri di regolamentazione della Federal Trade Commission degli Stati
Uniti. In alcune situazioni, il fornitore USA potrebbe essere tenuto a divulgare dati personali
in risposta a richieste lecite da parte di autorità pubbliche, anche per soddisfare i requisiti di
sicurezza nazionale o di applicazione della legge. L’AGENZIA ICE alla luce della normativa
USA cui fa riferimento la Corte di Giustizia della Comunità Europea nella sentenza Schrmes
II del 16.07.2020 in astratto non può escludere con assoluta certezza il rischio che in
determinate occasionali situazioni legate a finalità di sicurezza nazionale (es. fini
antiterrorismo) l'autorità pubblica americana operi un accesso ai dati. Tuttavia, sulla base
delle seguenti circostanze:

2 Un elenco degli uffici dell’ICE è pubblicato sul sito www.ice.it.

i) il limitato oggetto della prestazione dell’Agenzia ICE (esportatore) in favore degli interessati
di cui l’importatore (fornitore USA) tratta i dati e delle finalità del conseguente trattamento
dati,
ii) le circoscritte tipologie di dati personali trattati e le limitate categorie di interessati cui i dati
si riferiscono (aziende espositrici, visitatori di fiere virtuali, partecipanti agli altri Servizi
Virtuali,)
il rischio che in concreto ricorra effettivamente un interesse dell’autorità pubblica americana
ad operare l’accesso ai dati (di cui l’importatore in base alla propria normativa nazionale
potrebbe non dare avviso all’esportatore) appare essere oggettivamente trascurabile.
Pertanto, fatta salva l’unica ipotesi - come detto di natura eccezionale e frequenza
improbabile - di accesso da parte dell’autorità pubblica USA nei suddetti specifici e limitati
casi – il titolare reputa che le CCS applicate nel rapporto tra le parti ragionevolmente
garantiscano una tutela dei diritti degli interessati sostanzialmente identica a quella prevista
dal GDPR.
L’Agenzia ICE di conseguenza allo stato non ritiene necessario concordare con l’importatore
ulteriori misure supplementari (eventualità prevista dalla citata sentenza CGUE). L'adozione
di future misure supplementari potrà essere valutata all’esito delle indicazioni fornite
dall’EDPB.
Ciascun fornitore extra-UE dell’Agenzia ICE è responsabile del trattamento dei dati personali
che riceve e successivamente trasferisce i dati a una terza parte che agisce come agente per
suo conto.
Nei casi in cui il primo trasferimento di dati personali dall’UE agli U.S.A. avvenga da parte
dell’Agenzia ICE in veste di primo responsabile del trattamento dei dati (e quindi per conto di

terzi titolari autonomi del trattamento, o co-titolari del trattamento), il fornitore è sub-
responsabile del trattamento.

Vengono effettuati trattamenti per fini di profilazione?

Alcuni dei dati degli interessati presenti nei database utilizzati dall’ICE quale titolare o co-
titolare per la gestione dei Servizi Virtuali, possono essere trattati a fini di limitata analisi di

mercato. Ai fini del RGPD la profilazione rileva solo se riguarda persone fisiche (inclusi
individui titolari di ditte individuali, società di persone, soci o amministratori di società di
persone, o referenti interni di società, associazioni, organizzazioni e altri enti collettivi diversi
dalle società di persone). In particolare, i dati trattati per tale finalità di profilazione includono
ad esempio: la tipologia di beni e servizi offerti dall’Operatore che si avvale dei Servizi
virtuali, il codice ATECO, la lingua di contatto, i paesi target delle azioni commerciali, i paesi
in cui l’Operatore è presente, i beni e servizi di interesse dell’Operatore.
La profilazione ci permette, in particolare, di limitare l’invio a Lei di comunicazioni
promozionali non pertinenti alle Sue probabili aspettative ed esigenze o tramite canali non
graditi.
La limitata natura della profilazione non La esclude da vantaggi specifici o dalla possibilità
di esercitare liberamente i Suoi diritti privacy, né ha particolari effetti giuridici; in particolare
essa non pregiudica in alcun modo la Sua possibilità di partecipare agli Eventi e/o di
usufruire dei nostri Servizi Virtuali (es. pre-registrazione on-line, acquisto servizi).
In considerazione del limitato set di dati utilizzati a fini di tale analisi, la profilazione trova la
sua base giuridica nell’obbligo istituzionale dell’Agenzia ICE di disporre di alcune
informazioni di base utili ad orientare/focalizzare le comunicazioni promozionali ed offerte di
servizi e prodotti dell’ICE e/o di terzi Partners convenzionati con l’ICE per conto dei quali
l’ICE svolge talora attività di marketing, per sviluppare il commercio del suo prodotto e/o

servizio all’estero, come previsto dai riferimenti di legge riportati al par. “finalità e base
giuridica.
Come gestite eventuali violazioni dei dati personali?
Sono adottate dall’Agenzia ICE misure tecniche e/o organizzative adeguate per rilevare
tempestivamente eventuali violazioni di dati personali e, se necessario, notificarle al Garante
ed, eventualmente, comunicarle agli interessati in conformità con quanto disposto dagli artt.
33 e 34 del RGPD.
L’ICE mantiene sui sistemi propri e/o di propri danti causa uno o più registri dei logs relativi
agli eventi di sicurezza connessi al funzionamento dei Servizi Virtuali. Incidenti e violazioni
dei dati personali vengono registrati dall’ICE insieme ai dettagli relativi all'evento ed alle
successive azioni di mitigazione e ripristino eseguite. Tali logs nel caso di eventi che
impattino seriamente sulla sicurezza dei Servizi Virtuali possono essere condivisi con terzi
partner convenzionati con l’ICE e/o con gli Operatori utenti dei Servizi Virtuali, in base alla
procedura di data breach adottata dall’ICE e in conformità con gli accordi scritti di volta in
volta in vigore con i predetti terzi.
Quali sono i miei diritti?
L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i propri diritti ed in particolare accedere ai
propri dati personali, chiederne la rettifica o la limitazione, l’aggiornamento se incompleti o
erronei, e la cancellazione se raccolti in violazione di legge, nonché opporsi al loro
trattamento fatta salva l’esistenza di motivi legittimi da parte del Titolare. Ha altresì il diritto
alla portabilità, ossia di ricevere, o far ricevere da un terzo titolare, in un formato strutturato,
di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali forniti dall’interessato al
Titolare. Per una descrizione più ampia dei diritti, si consulti questo link.
A tal fine è possibile rivolgersi al Titolare, oppure al Responsabile della protezione dei dati.
Per maggiori informazioni è possibile inviare una richiesta all’indirizzo Email: privacy@ice.it.
Si informa infine che è prevista la possibilità di proporre reclamo all’Autorità di Controllo
Italiana – Garante per la protezione dei dati personali - Piazza Venezia n. 11 - 00187 Roma.
Chi riscontra le richieste di esercizio dei diritti?
Nel caso in cui l’ICE tratti i dati come responsabile del trattamento per conto di un terzo
partner titolare convenzionato con l’ICE o di un terzo Operatore titolare, il riscontro alle
richieste di esercizio dei diritti comunicate dagli interessati competerà esclusivamente al
terzo suddetto. A tale fine il terzo indicherà nella propria informativa privacy i propri idonei
dati di contatto.
La presente informativa potrà essere integrata con ulteriori indicazioni, anche in
considerazione delle modifiche normative e/o dei provvedimenti dell’EDPB e del
Garante Privacy.